Privacy Policyプライバシーポリシー

当社は、「個人情報保護に関するマネジメントシステム−要求事項」に従い、下記のとおり個人情報保護方針を宣言し、お客さまの個人情報の保護とお取扱いにつきまして厳重なセキュリティ対策を講じてまいります。

個人情報保護方針

個人情報保護に関する当社の理念

当社は、多くの社会的あるいは公共的な資産の管理・運営を受託し、多数の利用者に安全・衛生的・快適な環境を提供する事業をおこなう者として、また社員の雇用を預かる立場の者として、不特定多数の個人情報を扱うことについての社会的責任を充分認識し、情報主体の権利や個人情報の保護に、お客さまとの信頼関係を損なうことのないよう、全社を挙げて取り組むことを宣言します。

  1. 事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得・利用及び提供を行います。また目的外利用は一切行わないと同時に、これらを防止するための効果的な対策を実施します。
  2. 個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
  3. 個人情報の取扱いや当社の個人情報保護マネジメントシステムに対する、苦情や相談を受け付け、迅速・的確に対応します。また、そのための体制を整備します。
  4. 個人情報の漏えい、滅失、又はき損等の防止及び是正に関しては、合理的な対策を講じ、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させます。
  5. 個人情報保護マネジメントシステムを適時・適切に見直し、その改善を継続的に行ないます。
  6. 本方針は全社員に周知させます。また、社員への教育啓発に努め、個人情報保護に対する意識の向上を図ります。

個人情報保護に関するお問い合わせ窓口

株式会社第一ビルサービス　個人情報担当
電話（082）248－1601　FAX：（082）248-1784（受付時間：9:30～17:00）

プライバシーポリシー

当社は、マンション・ビルの管理、賃貸、プロパティマネジメントや指定管理などを主な事業としていますが、その事業を行う上で必要なお客さま・取引関係者および従業者などの個人情報を適切に保護するため、以下の通り個人情報保護方針を定め、個人情報の適正な取得及び適切な利用・提供などに関するルール及び体制を確立し、これを実行・維持し、継続的に改善いたします。

記

1. 個人情報の取得、利用(利用目的の公表・明示等)および提供について

  1. 当社は、業務上必要な範囲内での個人情報の適切な取得、利用および提供を実施いたします。
  2. 当社は、個人情報の取得にあたり、個人情報の主体であるお客さま等から、利用目的を明確にした上で、原則として同意をとり、当社インターネットホームページに必要事項を公表し、目的外の利用はいたしません。さらに、個人情報を間接的に取得する場合には、取得する個人情報について、提供者がお客さまから適正に取得したものであるかどうかを確認し、適切に取り扱います。
  3. 当社は、業務を委託するために個人情報を第三者に預託する場合、当該第三者について 調査し必要な契約を締結し、その他法令上必要な措置を実施します。
  4. 当社が保有する個人情報は、法令に基づく場合を除き、ご本人の同意がない限り、第三者に開示・提供いたしません。

2. 関係法令の遵守について

当社は、業務上の個人情報の取り扱いにおいて、「個人情報の保護に関する法律」はもとより、個人情報の保護に関連するその他の法令、指針、その他の規範を遵守いたします。

3. 個人情報の安全管理措置等について

  1. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善および個人情報の適切な保護のために、「個人情報保護に関する規程」を定め、当社従業者（役員、社員、パートタイマー、アルバイト、派遣労働者等）、その他関係者に周知徹底させて実行し、改善・維持いたします。
  2. 当社は、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどを防止するため、「情報セキュリティに関する規程」を定め、不正アクセス対策、コンピュータウィルス対策等の適切な情報セキュリティ対策を実施し、改善・維持いたします。

4. 個人情報の苦情等について

当社は、個人情報に関するお問合わせや苦情および相談等のお申し出があった場合には、適切に対応いたします。

5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社は、個人情報を保護し、適切に取扱うための「個人情報保護マネジメントシステム」を確立し、実施し、維持し、かつ継続的に改善を図ります。
*「個人情報保護マネジメントシステム」
　個人情報保護に関する取組みとして、方針策定、体制整備、計画、実施、点検及び見直しを含む一連の仕組みをいいます。

制定　2009年3月31日
最終改訂日　2024年9月13日
株式会社 第一ビルサービス
代表取締役社長 坂根 紳也

個人情報の取扱いについて

1. 事業者の名称・住所・代表者の氏名

株式会社第一ビルサービス
〒730-0051 広島市中区大手町5丁目3番12号
代表取締役社長 坂根 紳也

2. 管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先

管理者名：個人情報保護管理責任者 取締役 細越 秀範
連絡先　：（082）248-1601（受付時間：9：30～17：00）

3. 個人情報の利用目的について

当社は、「個人情報の保護に関する法律」に基づき、お客さま等の個人情報を下記業務および利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。ただし、当該利用目的以外には利用いたしません。

取り扱う個人情報 利用目的
1.マンション管理業務で取り扱う個人情報
  1. 管理組合との請負・受託契約による管理業務遂行のため。
    （管理に係わる、警備業務・緊急連絡および対応・管理費等集金支払業務関連業務、専有部・共用部の工事/点検/清掃/検査関連業務を含む）
  2. マンションに係わるお客さま向け商品・サービスに関する情報告知のため
  3. お客さまへのマンション管理関係情報提供
  4. サービス向上を目的とするアンケート・各種統計実施のため
  5. お客さまからの問い合わせ対応のため
2.不動産の賃貸仲介（宅地建物取引業務）で取り扱う個人情報
  1. 不動産の売買、仲介、賃貸借、管理等の取引に関する契約の履行、情報・サービスの提供
  2. (1)の利用目的の達成に必要な範囲での、個人情報の第三者への提供
  3. 当社が取り扱う商品に関する契約の履行、情報・サービスの提供
  4. (1)、(3)の商品・情報・サービス提供のため郵便物、電話、電子メール等による営業活動およびマーケティング（アンケートのお願い等）活動。お客さま動向分析または商品開発等の調査分析
3.オフィスビル・賃貸マンション等の施設管理業務で取り扱う個人情報
  1. 賃貸不動産・指定管理業者事業物件の運営管理業務遂行のため（テナント出退店にかかる運営管理業務・施設管理業務を含みます）
  2. オフィスビルへのプロパティマネジメント業務遂行のため（お客さま動向分析・商品開発調査分析・イベント情報などお客さまサービスのための案内の送付を含む）
4.工事請負業務で取り扱う個人情報 工事請負に係わる業務遂行のため（マンションでは専有部工事・共用部工事を含みます。また、オフィスビル・賃貸マンション・指定管理業者事業物件の工事も含みます）
5.観光事業（宿泊業を含む）で取り扱う個人情報
  1. ご予約の確認
  2. 宿泊施設、観光施設からのお知らせの送付
  3. お客さまの動向分析や商品開発等のための調査分析
6.観光事業で取り扱う商品仕入先の個人情報
  1. 商品の注文
  2. 商品への問い合わせ・苦情等に関する連絡
  3. 商品代金の支払
7.指定管理者業務を受託する公園の利用者の個人情報
  1. 施設のご利用申込・お問い合わせの対応
  2. 催しのお知らせの送付
8.キャンペーン、懸賞等にご応募いただいたお客さまの個人情報
  1. 抽選、景品を送付するため
  2. 商品およびサービスに関連する広告その他の情報の送付
9.お客さまからのお問い合わせの際に提供された個人情報 お問い合わせのあった件に対応するため（電話問合せ・ウェブサイトを介したお問い合わせを含みます）
10.採用選考業務および派遣・求人業者からの取得で取り扱う個人情報 応募者への必要な連絡、書類送付、また、採用のための選考や選考結果通知のため
11.従業員管理業務で取り扱う個人情報 人事労務管理、福利厚生および健康管理のため（法令に基づく義務の履行、官公庁、健康保険組合、年金基金への届出・報告、また給与、賞与の支払に伴う事務履行、雇用管理および人事労務管理を含む）
12.監視カメラデータ セキュリティの確保を目的した記録に用いるため
13.通話録音データ お客さま対応の品質向上及び通話内容確認に用いるため
14.法令・行政指導 法令または行政当局の通達・指導などに基づく対応
15.その他 1.～14.の利用目的に付帯・関連する業務

4. 個人情報の第三者提供

当社は、法令等による場合を除き、本人の同意を得ずに個人情報を第三者に提供することはありません。

5. 個人情報の取り扱いの委託

当社は、業務運営上、お客様により良いサービスを提供するために、業務の一部を外部に委託することがあります。その際に業務委託先に個人情報を預けることがあります。この場合、十分な個人情報の保護の水準を満たしている委託先を選定し、委託先に対する管理・監督を徹底します。

6. 個人情報の安全管理

当社は、個人情報の取り扱いにあたり、組織的・人的・物理的・技術的な面から、以下の通り適切な安全管理措置を講じます。

  1. 組織的安全管理措置
    • 管理責任者の管理体制の構築、各種規程の制定および規程に沿った運用の実施、監査体制の構築および監査の実施、取り扱い状況の把握および安全管理措置の見直しの実施 等
  2. 人的安全管理措置
    • 定期的な教育・研修の実施、誓約書の徴収 等
  3. 物理的安全管理措置
    • 個人情報を取り扱う建物やフロアの入退室管理、書類や電子媒体・情報機器等の施錠保管・持ち出し管理の実施、電子媒体・情報機器のパスワード設定、データ・書類・情報機器の廃棄方法の限定 等
  4. 技術的安全管理措置
    • 認証や権限付与によるアクセス制御の実施、情報システム・ネットワークの監視、OS・各種ソフトウェアのアップデートの実施、セキュリティ対策ソフトの導入、通信の暗号化 等

7. 個人情報の開示等について

当社の開示対象個人情報についての開示等の求めは、以下の手続により受付いたします。

  1. お申し出先
    株式会社第一ビルサービス　個人情報開示等担当
    〒730-0051　広島市中区大手町5丁目3番12号
  2. お申出書式
    指定書式によりお申出ください。 お申出方式
    郵送　※返信用封筒及び郵便切手(書留)を同封してください。※手数料は無料です。
  3. 本人又は代理人であることの確認方法（いずれかの書類を添付してください。）
    • 請求される方が本人の場合
      住民票の写し、運転免許証のコピー、健康保険証のコピー、旅券のコピー､年金手帳のコピー、外国人登録証明書の写し、在留カードのコピー、住民基本台帳カードのコピー
      ※本籍地が記載してある場合は黒塗り等で抹消してください。
    • 請求される方が代理人の場合
      本人に関する上記の書類、代理人に関する上記の書類、本人による捺印がある委任状(捺印の印鑑登録証も必要)
    ※法定代理人による開示請求の場合には戸籍謄本、登記事項証明書その他法定代理人であることを証明する書類を送付ください。
    ※これらのものは必ず現住所が明記されたもので、有効期限内もしくは発行日より6ヶ月以内のものをご用意ください。当社からの結果通知は「請求書」と本人確認書類に記載されているご住所が合致していることを確認し、そのご住所宛(代理人による請求の場合は、代理人のご住所宛)に送付させていただきますので、必ず現住所が記載されているものを送付願します。

8. 個人情報を提供されることの任意性について

当社へ個人情報を提供されるかどうかは、ご本人の任意によるものです。ただし、必要な項目を提供いただけない場合、サービス等の提供が行えない場合がございます。

9. クッキーの使用について

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加盟する認定個人情報保護団体の名称

一般財団法人 日本情報経済社会推進協会（ＪＩＰＤＥＣ）個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9-9 六本木ファーストビル内
電話　0120-700-779　※当社のサービスに関するお問い合わせ先ではありません。